四、 注意與各部門聯絡及配合 在做促銷計劃時，主要的策劃人物常常為餐館飲部門專門負責企劃的人員 也可能就是舉辦美食活動餐廳的經理，如果范圍擴大到餐飲配合客房，或客房配合餐飲的話，可能負責企劃的單位會慢慢轉移至飯店的行銷部門。由上節介紹的餐廳組織體制中可看出，飯店的分工與專業是很細微的，但是無論是單一的餐飲活動，或是包含客房，甚至包含游憩（休閑飯店）的活動均為飯店整體的活動策劃時需要相關部門的溝通與協助，執行時需要每一個部門員工的努力一配合。 試想，當一位客人看到報紙上的餐飲美食廣告。打電話去訂座時，常由飯店的總機來轉接，所以總機服務人員就必須知道哪一個餐廳將有哪些美食活動，當顧客走至飯店門口，由門房開門，門房必須知道何美食，才可指引顧客正確的路徑。所以，各部門每一個員工的密切聯絡及合作是非常重要的。

五、 撰寫信稿 餐廳促銷活動亦包括撰寫新聞稿促銷信等文案。 文案由公關部的撰稿人員來撰寫，英日文有另外的翻譯員，從事文案的創造。各撰稿人平時應對人、物多加觀察，同時必須非常了解每一次要促銷塑造的產品，找尋相關的資料來輔助，同時還要考慮到不同的產品與客層，才能寫出適合的作品引起讀者的共鳴。 當前文案的寫作方向為：重視個人的差異、多元化共榮共存、強調魅力、回歸自然及環保意識、國際界限模糊、公益活動增加、解除各種壓力、電腦普及及運用高科技、單親家庭增加單身貴族市場、中老年市場，除了考慮財富之外還有尊嚴等。

1． 新聞稿 向新聞部門提供有新聞性的事件：如美食節、貴賓來臨等。下面是我國臺灣地區一家飯店的一則新聞稿的范例。 范例：臺北福華日本料理 （新聞稿） 花香入味作料理，時令海鮮好滋味臺北福華 讓您的味蕾飽嘗初春滋味每年的三月至五月，櫻花的色彩在日本，由北到南醞釀一股溫馨的節慶氣氛；人們群坐在落黃繽紛的公園草地上，享用著以櫻花作為食材的各式餐點。“櫻祭料理”在春季進而以櫻花的“色、味”推出的應景日本料理：帶一點杏仁的櫻花，溶入季節的時材中烹調，搭配其清淡自然的原味口感，或是取花之形與色來裝點佳肴。 臺北福華的海山廳，自日本空運制作櫻花料理的特制食材有日本米|筆姜及淡水的櫻花蝦等，再聘請在日本廚藝界有名的師傅為主廚，設計出一道道結合臺灣口味又不失日本風味的櫻花料理。此次3月15~31日的櫻祭料理，建議的餐前酒是采用具有櫻花色澤的梅酒，主菜部分以精選的鯛魚與鮪魚生魚片盛在雕琢成櫻花形的白蘿卜中，再搭配肉質鮮美的淡水櫻蝦與素炸白魚，將春季出產的時令鮮味，搭配得美味無比。 配菜方面也極為用心，諸如看似簡易的青豆濃湯，是以青豆打散熬煮，加入魚漿后，再將百合根染成紅色呈櫻花的瓣狀。其他還有以進口的日本米包蠶豆，及將生香菇切成花瓣狀，底鋪魚漿配料，每項都是經過創意及巧思而成。

2． 顧客促銷信 參考格式如下：格式一 （署名）先生（女士、小姐）： 第一段：問候顧客。代表公司感謝顧客過去的愛護與支持，強調公司的重視。 第二段：陳述餐廳目前的促銷活動及內容：例如開分店、折扣活動、美食活動。 第三段：訂餐聯絡人、分機。未來仍需顧客的支持。歡迎隨時提出建言。 第四段：信末敬語。例如：敬祝生意興隆、順頌商祺等。 格式二： （署名）先生（女士、小姐）： 第一段：問候客人，感謝顧客過去的愛護與支持。 第二段：說明原因及內容，為何邀請？例如；周年酒會、美食活動、促銷活動。 第三段：詳細列出活動的細目：日期、時間、地點、邀請人、穿著、憑券入內等。 第四段：重申盛情邀約之意，務必賞光。未來仍需要顧客的支持。 第五段：信末敬語。